Agenturen leben von Kundenarbeit. TskVlo gibt dir die Struktur, um mehrere Kunden sauber zu verwalten, jede fakturierbare Stunde zu erfassen und Projekte voranzutreiben — ohne teure SaaS-Abonnements, die mit der Mitarbeiterzahl wachsen.
Ein Workspace pro Kunde
Kundendaten vollständig getrennt halten. Jeder Kunde bekommt einen eigenen Workspace mit eigenen Mitgliedern, Boards und Daten. Kein Risiko, dass ein Teammitglied versehentlich die vertraulichen Projektdetails eines anderen Kunden sieht.
Innerhalb jedes Kunden-Workspace Boards nach Projekt, Kampagne oder Lieferobjekttyp organisieren. Board-Gruppen nutzen, um „Aktive Projekte”, „Zurückgestellt” und „Abgeschlossen” zu trennen.
Benutzerdefinierte Felder für Agenturarbeit
Boards mit Feldern aufbauen, die zu Agentur-Workflows passen:
- Status: Briefing → In Bearbeitung → Internes Review → Kunden-Review → Freigegeben → Geliefert
- KUNDE (Text): Unternehmensname des Kunden (nützlich, wenn ein Workspace mehrere Kunden umfasst)
- BUDGET (Zahl): Genehmigtes Budget pro Aufgabe oder Meilenstein
- FREIGEGEBEN (Checkbox): Vom Kunden abgezeichnet?
- LIEFERDATUM (Datum): Wann es an den Kunden geht
- FAKTURIERBARE STUNDEN (Zahl): Geschätzter Abrechnungsaufwand
- DATEI-LINK (URL): Link zu Designs in Figma, Google Drive usw.
Fakturierbare Zeiterfassung
Jede Aufgabe hat ein Zeitprotokoll. Teammitglieder erfassen Stunden manuell oder nutzen den integrierten Timer. Den Zeitbericht über die Board-Symbolleiste öffnen, Summen aufgeschlüsselt nach Mitglied und Aufgabe einsehen, nach Zeitraum filtern und fakturierbare Stunden als CSV für die Rechnungsstellung exportieren — kein separates Zeiterfassungstool nötig.
Kundensicht über die Betrachter-Rolle
Kunden als Betrachter zu ihrem Workspace hinzufügen. Sie sehen Projektstatus, Board-Updates und Lieferobjekt-Notizen in Echtzeit — ohne etwas bearbeiten zu können. Lange Status-E-Mail-Threads durch ein gemeinsames Projektboard ersetzen.
Kundenanfragen per Formular
Schluss damit, Änderungswünsche aus E-Mail-Threads zu fischen. Lege auf dem Board jedes Kunden ein öffentliches Formular an — mit Fragen nach Lieferobjekt, Termin und Priorität — und teile den Link oder bette das Formular in dein Kundenportal ein. Kunden brauchen kein Konto; jede Anfrage landet als neuer Eintrag in einer Gruppe „Eingang”, die Antworten stehen bereits in den richtigen Feldern und das Account-Management kann direkt priorisieren.
Ein Standard-Setup für jeden neuen Kunden
Sobald euer Projektboard so funktioniert, wie die Agentur es braucht, speichert ihr es als Arbeitsbereichsvorlage. Jedes neue Kundenprojekt startet dann mit demselben Status-Workflow, denselben Feldern, Gruppen und Automatisierungsregeln — ohne den Aufbau von Hand zu wiederholen.
Dateianhänge auf jeder Ebene
Kreativmaterial, Briefings, Feedback-PDFs oder Überarbeitungsdokumente direkt an Aufgaben oder Kommentare anhängen. Dateien werden sicher in TskVlo gespeichert — nicht verstreut über E-Mail-Threads oder Chats. Teammitglieder und Kunden können die jeweils aktuelle Version herunterladen, ohne Posteingänge durchwühlen zu müssen.
Skalieren ohne Per-Seat-Kosten
Bei SaaS-Tools kostet das Hinzufügen eines Kunden zum Workspace für ein Projekt-Review Geld. TskVlo hat keine Per-Seat-Gebühren — alle Beteiligten einladen, Account-Manager, Designer, Entwickler, Kunden — ohne steigende Rechnungen.