Recueillir des demandes avec des formulaires publics

Les formulaires publics permettent à des personnes extérieures à votre espace de travail — clients, prospects, collègues d’autres équipes — d’envoyer leurs demandes directement dans un tableau. Chaque envoi devient un nouvel élément dans le groupe de votre choix, avec les réponses déjà placées dans les bons champs.

Avant de commencer

• Seuls les propriétaires et administrateurs de l’espace de travail peuvent créer et gérer des formulaires. Les autres membres voient le message « Accès administrateur requis » sur la page Formulaires.
• Les formulaires sont construits à partir des champs du tableau : créez d’abord les champs que vous voulez demander (voir champs personnalisés). Les champs texte, nombre, statut, date, plage de dates, case à cocher, tags, URL, note et progression sont utilisables ; les champs Personne et Formule ne sont pas proposés.
• Choisissez le groupe dans lequel arriveront les nouveaux envois — un groupe dédié comme Entrée ou Nouvelles demandes facilite le tri.

Créer un formulaire

1. Ouvrez le tableau et allez dans Paramètres du tableau → Formulaires.
2. Cliquez sur Nouveau formulaire.
3. Saisissez un Titre — il s’affiche en haut du formulaire public.
4. Choisissez le Groupe cible des nouveaux envois.
5. Ajoutez si besoin une Description qui indique quelles informations fournir.
6. Adaptez le texte du Bouton Soumettre et le Message de réussite si les valeurs par défaut ne vous conviennent pas.
7. Laissez Actif coché pour que le formulaire accepte les envois immédiatement.

Choisir les questions

La colonne de gauche liste les champs du tableau. Cochez chaque champ à demander : il apparaît comme question dans la colonne de droite. Pour chaque question, vous pouvez :

• Modifier l’Étiquette de question, par exemple transformer un champ Échéance en « Pour quand en avez-vous besoin ? »
• Cocher Requis pour que le formulaire ne puisse pas être envoyé sans réponse
• Ajouter un Espace réservé comme texte d’aide dans la saisie

Chaque question utilise la saisie adaptée à son type de champ : une liste déroulante pour les statuts, un sélecteur de date pour les dates, des étoiles pour les notes, un curseur pour la progression, etc. Un formulaire doit contenir au moins une question pour être enregistré.

Afficher des questions sous condition

Toute question, sauf la première, peut dépendre d’une question précédente :

1. Dans les réglages de la question, ouvrez Afficher seulement après et choisissez une question précédente (par défaut : toujours affichée).
2. Saisissez dans Égal la valeur que la réponse précédente doit avoir.

La question n’apparaît que lorsque la réponse précédente correspond exactement à cette valeur. Les questions masquées sont ignorées à l’envoi — même si elles sont obligatoires — afin que chacun ne remplisse que ce qui le concerne. Les conditions fonctionnent le mieux avec des questions dont la réponse est saisie au clavier, comme les champs texte ou nombre.

Cliquez sur Enregistrer lorsque le formulaire est prêt.

Partager le lien du formulaire

Chaque formulaire de la liste affiche son groupe cible et son nombre de questions. Cliquez sur Copier pour copier le lien public, ou sur l’icône de lien externe pour l’ouvrir dans un nouvel onglet. Toute personne disposant du lien peut remplir le formulaire — aucun compte TskVlo n’est nécessaire.

Intégrer le formulaire à votre site

1. Dépliez le formulaire dans la liste pour afficher ses détails.
2. Sous Intégrer, cliquez sur Copier le script.
3. Collez l’extrait dans le HTML de votre site, à l’endroit où le formulaire doit apparaître.

L’extrait se compose d’un conteneur <div id="tskvlo-embed-form"> et d’une balise script qui y charge le formulaire. Le formulaire intégré a un fond transparent, il reprend donc le design de votre page, et sa hauteur s’ajuste automatiquement lorsque des questions apparaissent ou que le message de confirmation s’affiche. Réglez la largeur du div selon votre mise en page.

Ce qui se passe à l’envoi

Lorsqu’une personne envoie le formulaire, TskVlo :

• Crée un nouvel élément dans le groupe cible, portant le titre du formulaire
• Renseigne chaque réponse dans le champ correspondant du tableau
• Affiche votre message de réussite à la personne

Le nouvel élément apparaît sur le tableau comme n’importe quel autre, prêt à être trié, attribué et traité par votre équipe.

Modifier, désactiver ou supprimer un formulaire

• Cliquez sur Modifier pour changer les réglages ou les questions d’un formulaire. Le lien public et le script d’intégration restent identiques.
• Décochez Actif pour mettre un formulaire en pause. Son lien et son intégration ne se chargent plus jusqu’à sa réactivation ; rien n’est perdu.
• Supprimez un formulaire lorsqu’il n’est plus utile. Seul le formulaire est supprimé, pas les éléments qu’il a déjà créés.

Conseils

• Utilisez un formulaire par type de demande et dirigez chacun vers son propre groupe — les bugs vers Bugs, les idées vers Idées.
• Rédigez les questions comme un répondant les formulerait, pas avec les noms internes des champs.
• Gardez les formulaires courts : ne rendez obligatoire que l’essentiel et utilisez les questions conditionnelles pour les détails occasionnels.
• Si les demandes arrivent déjà par e-mail, la réception par e-mail est une autre façon de les transformer en éléments.