Les règles d’automatisation traduisent la logique de travail de votre équipe pour que les actions répétitives se fassent toutes seules.
Ouvrir les paramètres d’automatisation
- Ouvrez un tableau et cliquez sur Paramètres dans la barre d’outils du tableau.
- Sélectionnez Automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une règle et donnez-lui un Nom de la règle explicite.
Tous les membres de l’espace de travail, sauf les observateurs, peuvent créer, modifier et exécuter des règles.
Choisir un déclencheur
Chaque règle commence par un déclencheur — l’événement qui la lance :
| Déclencheur | Quand il se produit |
|---|---|
| Lorsque le champ est modifié | Quand un champ précis passe à une valeur précise (les champs Statut proposent leurs options dans une liste) |
| Lorsque l’élément est créé | Quand un nouvel élément est ajouté au tableau |
| Quand un élément est créé dans un groupe | Quand un nouvel élément est ajouté dans un groupe précis |
| Lorsque l’élément est déplacé vers le groupe | Quand un élément est déplacé dans un groupe précis |
| Quand la date d’échéance arrive | Une fois par jour, pour les éléments dont le champ de date choisi (ou n’importe quel champ de date) arrive à échéance aujourd’hui |
| Quand un commentaire est ajouté | Quand quelqu’un commente un élément |
| Quand le temps est enregistré | Quand une entrée de temps est saisie sur un élément |
| Quand la dépendance est débloquée | Quand la dépendance bloquante d’un élément est terminée |
| Lorsque le statut du SCM change | Quand une pull request, une merge request ou une issue liée change de statut — nécessite l’intégration Git |
| Selon un horaire | Chaque jour à l’heure d’exécution définie |
| Exécution manuelle | Uniquement quand vous la lancez (ou qu’un assistant IA l’exécute via MCP) |
Ajouter des conditions (facultatif)
Les conditions limitent les éléments auxquels la règle s’applique. Cliquez sur Ajouter une condition et choisissez :
- Le champ a une valeur — n’exécuter que si un champ est égal à une valeur précise
- L’élément est dans un groupe — n’exécuter que si l’élément se trouve dans un groupe précis
- A une dépendance bloquée — n’exécuter que si l’élément est bloqué par une dépendance non terminée
- N’a pas de dépendance bloquée — n’exécuter que si l’élément n’a aucun bloqueur actif
Toutes les conditions doivent être remplies. Sans condition, la règle s’exécute à chaque déclenchement.
Configurer les actions
Cliquez sur Ajouter une action pour ajouter une ou plusieurs actions. Chaque règle en exige au moins une.
| Action | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Définir le champ sur valeur | Donne une valeur précise à n’importe quel champ |
| Archiver l’élément | Déplace l’élément dans les archives |
| Déplacer vers un groupe | Déplace l’élément dans un groupe choisi |
| Attribuer une personne | Remplit un champ Personne avec le créateur de l’élément, l’utilisateur déclencheur, un observateur ou une personne spécifique |
| Fixer la date d’échéance | Place un champ de date à un nombre de jours à compter du déclenchement |
| Ajouter un commentaire | Publie un commentaire avec votre texte sur l’élément |
| Créer un élément | Crée un nouvel élément avec un titre donné dans un groupe choisi |
| Envoyer un e-mail | Envoie un e-mail avec votre objet et votre texte au destinataire indiqué |
| Appeler le webhook | Envoie une requête JSON POST contenant les identifiants du tableau et de l’élément vers l’URL de votre choix |
| Envoyer une notification | Envoie une notification dans l’application aux responsables de l’élément ou à tous les membres de l’espace de travail, avec un message facultatif |
Les actions s’exécutent dans l’ordre. Cliquez sur Enregistrer pour activer la règle.
Exemple : passage en revue
Objectif : quand une tâche passe à « En revue », attribuer la responsable QA et laisser une note.
- Déclencheur : Lorsque le champ est modifié → champ Statut → « En revue »
- Action : Attribuer une personne → champ Relecteur → personne spécifique → la responsable QA
- Action : Ajouter un commentaire → « Prêt pour la revue »
- Action : Envoyer une notification → responsables de l’élément
Exemple : rappel d’échéance
Objectif : prévenir les responsables le jour où une tâche arrive à échéance.
- Déclencheur : Quand la date d’échéance arrive → champ Échéance (ou N’importe quel champ de date)
- Action : Envoyer une notification → responsables de l’élément → « Votre tâche arrive à échéance aujourd’hui »
La règle s’exécute une fois par jour pour chaque élément dont l’échéance correspond.
Exemple : élément de point quotidien
Objectif : trouver chaque matin un nouvel élément pour le point d’équipe.
- Déclencheur : Selon un horaire → 09:00
- Action : Créer un élément → groupe « Aujourd’hui » → « Point quotidien »
Les règles planifiées s’exécutent une fois par jour à leur heure d’exécution.
Exécuter une règle manuellement
Les règles avec le déclencheur Exécution manuelle affichent un bouton d’exécution (icône éclair) dans la liste des règles. Utilisez-les pour les routines à lancer à la demande — appeler un webhook, envoyer un e-mail de suivi ou créer une série d’éléments. Comme une exécution manuelle depuis les paramètres et une exécution planifiée ne partent pas d’un élément précis, les actions liées à un élément, comme Définir le champ sur valeur ou Ajouter un commentaire, n’ont rien sur quoi agir ; préférez Créer un élément, Envoyer un e-mail et Appeler le webhook.
Si une règle ne peut pas être enregistrée
TskVlo vérifie chaque règle sur le serveur avant de l’enregistrer. Une règle sans nom, sans au moins une action, ou avec un déclencheur, une condition ou une action inconnus est refusée au lieu d’être enregistrée à moitié fonctionnelle. Dans l’éditeur, un message d’erreur s’affiche alors — vérifiez que la règle a un nom et au moins une action entièrement configurée, puis enregistrez à nouveau. Lorsque les règles sont créées via l’API ou par un assistant IA via MCP, le message d’erreur indique précisément ce qui ne va pas.
Activer et désactiver des règles
Activez ou désactivez les règles depuis la page Automatisation sans les supprimer.
Consulter l’historique d’exécution
Cliquez sur l’icône d’historique à côté d’une règle pour ouvrir son Historique d’exécution. Il liste chaque exécution avec l’heure, l’élément concerné et les actions effectuées. Chaque modification apportée par une automatisation apparaît aussi dans le fil d’activité de l’élément concerné.
Gérer les règles avec un assistant IA
Si vous avez connecté un assistant IA via le serveur MCP de TskVlo, il peut lister, créer, modifier, supprimer et exécuter des règles d’automatisation pour vous — décrivez simplement la règle souhaitée. Les règles ainsi créées passent les mêmes vérifications que dans l’éditeur, ne peuvent référencer que les champs et groupes de leur propre tableau et apparaissent immédiatement sur la page Automatisation. En savoir plus : Intégration IA.
Conseils
- Donnez aux règles des noms explicites comme « Rappel d’échéance » — pas « Règle 3 ».
- Testez sur un seul élément en déclenchant la règle, puis consultez son historique d’exécution.
- Les actions d’une même règle s’exécutent l’une après l’autre — l’ordre compte.
- Pour réutiliser un ensemble de règles sur un autre tableau, enregistrez le tableau comme modèle.