Board-E-Mail-Aufnahme einrichten

Mit der Board-E-Mail-Aufnahme kann ein Board neue Einträge aus eingehenden E-Mails erstellen. Das passt gut für Support-Queues, Anfrageeingänge und externe Übergaben, bei denen Arbeit ohnehin per E-Mail ankommt.

Die Funktion hängt von der serverseitigen E-Mail-Konfiguration ab. Deine TskVlo-Instanz muss mit einer Inbound-E-Mail-Domain und IMAP-Postfachdaten eingerichtet sein, bevor Boards Nachrichten empfangen können.

Aufnahme für ein Board aktivieren

1. Öffne das Board.
2. Gehe zu Board-Einstellungen → E-Mail.
3. Aktiviere die E-Mail-Aufnahme für das Board.
4. Kopiere die generierte Board-E-Mail-Adresse.
5. Wähle die Standardgruppe für Einträge, die aus E-Mails erstellt werden.

Manager können die Standardgruppe später ändern oder löschen. TskVlo prüft vor dem Speichern, ob die ausgewählte Gruppe zu diesem Board gehört.

Wie aus Nachrichten Einträge werden

Wenn TskVlo eine neue Nachricht an die Board-Adresse verarbeitet:

• Der E-Mail-Betreff wird zum Eintragstitel.
• Der Plain-Text-Inhalt der E-Mail wird zur Beschreibung.
• Wenn eine Nachricht nur HTML enthält, wandelt TskVlo den Inhalt in Text um.
• Der neue Eintrag wird in der gewählten Zielgruppe erstellt.

Das ist eine einseitige Aufnahme. Das Board versendet darüber keine beliebigen E-Mails und hält keinen Zwei-Wege-E-Mail-Thread synchron.

Zielgruppe über den Betreff wählen

Die Standardgruppe des Boards wird verwendet, sofern der Betreff nicht mit einem passenden Gruppennamen beginnt:

Support // Anmeldung nicht möglich

Wenn das Board eine Gruppe Support hat, erstellt TskVlo den Eintrag in dieser Gruppe und nutzt Anmeldung nicht möglich als Titel. Wenn das Präfix zu keiner Gruppe passt, verwendet TskVlo zuerst die konfigurierte Standardgruppe und danach als Fallback die erste Gruppe des Boards.

Gute Intake-Praxis

• Nutze eine Board-Adresse für genau einen Aufnahme-Workflow, etwa Support, Recruiting oder Kundenanfragen.
• Wähle eine Standardgruppe, die Triage eindeutig macht, zum Beispiel Inbox oder Neue Anfragen.
• Gib die Board-Adresse nur an Personen oder Systeme weiter, die Arbeit auf diesem Board erstellen sollen.
• Verwende Gruppe // Titel in Betreffzeilen, wenn automatisierte Absender Anfragen in bekannte Gruppen routen können.