Anfragen mit öffentlichen Formularen sammeln

Mit öffentlichen Formularen können Personen außerhalb deines Workspace — Kunden, Interessenten, Kolleginnen aus anderen Teams — Anfragen direkt in ein Board einreichen. Jede Einsendung wird zu einem neuen Eintrag in der Gruppe deiner Wahl, die Antworten stehen bereits in den richtigen Feldern.

Bevor du loslegst

• Nur Workspace-Eigentümer und Admins können Formulare erstellen und verwalten. Andere Mitglieder sehen auf der Formularseite den Hinweis „Adminrechte erforderlich”.
• Formulare entstehen aus den Feldern des Boards. Lege deshalb zuerst die Felder an, die du abfragen willst (siehe benutzerdefinierte Felder). Verwendbar sind Text-, Zahlen-, Status-, Datums-, Zeitraum-, Checkbox-, Tags-, URL-, Bewertungs- und Fortschrittsfelder; Personen- und Formelfelder werden nicht angeboten.
• Überlege, in welcher Gruppe neue Einsendungen landen sollen — eine eigene Gruppe wie Eingang oder Neue Anfragen erleichtert die Triage.

Ein Formular erstellen

1. Öffne das Board und gehe zu Board-Einstellungen → Formulare.
2. Klicke auf Neues Formular.
3. Gib einen Titel ein — er steht oben im öffentlichen Formular.
4. Wähle die Zielgruppe für neue Einsendungen.
5. Ergänze optional eine Beschreibung, die erklärt, welche Angaben gebraucht werden.
6. Passe den Text für Absende-Button und Erfolgsmeldung an, wenn dir die Vorgaben („Absenden” und „Danke! Deine Anfrage wurde übermittelt.”) nicht passen.
7. Lass Aktiv angehakt, damit das Formular sofort Einsendungen annimmt.

Fragen auswählen

In der linken Spalte stehen die Felder des Boards. Hake jedes Feld an, das abgefragt werden soll — es erscheint als Frage in der rechten Spalte. Für jede Frage kannst du:

• Die Fragenbeschriftung anpassen, z. B. aus einem Feld Fällig die Frage „Bis wann brauchst du das?” machen
• Erforderlich anhaken, damit das Formular nicht ohne Antwort abgeschickt werden kann
• Einen Platzhalter als Hilfetext im Eingabefeld hinterlegen

Jede Frage nutzt die Eingabe, die zu ihrem Feldtyp passt: ein Dropdown für Statusfelder, eine Datumsauswahl für Datumsfelder, Sterne für Bewertungsfelder, einen Schieberegler für Fortschrittsfelder und so weiter. Ein Formular braucht mindestens eine Frage, bevor es gespeichert werden kann.

Fragen bedingt anzeigen

Jede Frage außer der ersten kann von einer früheren Frage abhängen:

1. Wähle in den Einstellungen der Frage unter Nur anzeigen nach eine frühere Frage aus (Standard ist Immer anzeigen).
2. Trage unter Entspricht den Wert ein, den die frühere Antwort haben muss.

Die Frage erscheint erst, wenn die frühere Antwort genau diesem Wert entspricht. Ausgeblendete Fragen werden beim Absenden übersprungen — auch wenn sie als erforderlich markiert sind —, sodass Einsendende nur ausfüllen, was auf sie zutrifft. Bedingungen funktionieren am besten mit Fragen, deren Antwort eingetippt wird, etwa Text- oder Zahlenfeldern.

Klicke auf Speichern, wenn das Formular fertig ist.

Den Formularlink teilen

Jedes Formular in der Liste zeigt seine Zielgruppe und die Anzahl der Fragen. Klicke auf Kopieren, um den öffentlichen Link zu kopieren, oder auf das Symbol für externe Links, um das Formular in einem neuen Tab zu öffnen. Alle, die den Link haben, können das Formular ausfüllen — ein TskVlo-Konto ist nicht nötig.

Das Formular auf deiner Website einbetten

1. Klappe das Formular in der Liste auf, um die Details zu sehen.
2. Klicke unter Einbetten auf Script kopieren.
3. Füge das Snippet an der Stelle in das HTML deiner Website ein, an der das Formular erscheinen soll.

Das Snippet besteht aus einem Platzhalter <div id="tskvlo-embed-form"> und einem Script-Tag, das das Formular dort hineinlädt. Das eingebettete Formular hat einen transparenten Hintergrund und übernimmt so das Design deiner Seite; seine Höhe passt sich automatisch an, wenn Fragen erscheinen oder die Erfolgsmeldung angezeigt wird. Die Breite steuerst du über das div.

Was beim Absenden passiert

Wenn jemand das Formular abschickt, erledigt TskVlo Folgendes:

• Erstellt einen neuen Eintrag in der Zielgruppe des Formulars, benannt nach dem Formular
• Trägt jede beantwortete Frage in ihr Board-Feld ein
• Zeigt der einsendenden Person deine Erfolgsmeldung

Der neue Eintrag erscheint für dein Team wie jeder andere Eintrag auf dem Board — bereit zur Triage, Zuweisung und Bearbeitung.

Formular bearbeiten, deaktivieren oder löschen

• Klicke bei einem Formular auf Bearbeiten, um Einstellungen oder Fragen zu ändern. Öffentlicher Link und Einbettungsscript bleiben gleich.
• Entferne den Haken bei Aktiv, um ein Formular zu pausieren. Link und Einbettung laden nicht mehr, bis du es wieder einschaltest; dabei geht nichts verloren.
• Lösche ein Formular, wenn es nicht mehr gebraucht wird. Dabei wird nur das Formular entfernt, nicht die Einträge, die es bereits erstellt hat.

Tipps

• Nutze ein Formular pro Anfrageart und leite jedes in eine eigene Gruppe — Fehlermeldungen nach Bugs, Ideen nach Ideen.
• Formuliere Fragen so, wie Einsendende sie verstehen, nicht mit internen Feldnamen.
• Halte Formulare kurz: Markiere nur das Nötigste als erforderlich und nutze bedingte Fragen für Details, die nur manchmal wichtig sind.
• Kommen Anfragen ohnehin per E-Mail, ist der E-Mail-Eingang für Boards ein zweiter Weg, sie in Einträge zu verwandeln.