Automatisierungsregeln lassen die Workflow-Logik deines Teams automatisch ablaufen.
Die Automatisierungseinstellungen öffnen
- Öffne ein Board und klicke in der Board-Toolbar auf Einstellungen.
- Wähle Automatisierung.
- Klicke auf Regel hinzufügen und gib der Regel einen aussagekräftigen Regelnamen.
Alle Workspace-Mitglieder außer Betrachtern können Regeln erstellen, bearbeiten und ausführen.
Einen Auslöser wählen
Jede Regel beginnt mit einem Auslöser — dem Ereignis, das sie startet:
| Auslöser | Wann er feuert |
|---|---|
| Wenn Feld geändert wird | Wenn ein bestimmtes Feld auf einen bestimmten Wert wechselt (Statusfelder bieten ihre Optionen als Dropdown) |
| Wenn Aufgabe erstellt wird | Wenn ein neuer Eintrag zum Board hinzugefügt wird |
| Wenn Aufgabe in Gruppe erstellt wird | Wenn ein neuer Eintrag in einer bestimmten Gruppe erstellt wird |
| Wenn Aufgabe in Gruppe verschoben wird | Wenn ein Eintrag in eine bestimmte Gruppe verschoben wird |
| Wenn Fälligkeitsdatum eintrifft | Einmal täglich, für Einträge, deren gewähltes Datumsfeld (oder irgendein Datumsfeld) heute fällig ist |
| Wenn Kommentar hinzugefügt wird | Wenn jemand einen Eintrag kommentiert |
| Wenn Zeit erfasst wird | Wenn an einem Eintrag Zeit gebucht wird |
| Wenn Abhängigkeit entsperrt wird | Wenn die blockierende Abhängigkeit eines Eintrags erledigt ist |
| Wenn SCM-Status geändert wird | Wenn ein verknüpfter Pull Request, Merge Request oder ein Issue den Status wechselt — setzt die Git-Integration voraus |
| Nach Zeitplan | Jeden Tag zur eingestellten Ausführungszeit |
| Manuelle Ausführung | Nur, wenn du Jetzt ausführen klickst (oder ein KI-Assistent die Regel über MCP ausführt) |
Bedingungen hinzufügen (optional)
Bedingungen schränken ein, für welche Einträge die Regel gilt. Klicke auf Bedingung hinzufügen und wähle:
- Feld hat Wert — nur ausführen, wenn ein Feld einem bestimmten Wert entspricht
- Aufgabe ist in Gruppe — nur ausführen, wenn der Eintrag in einer bestimmten Gruppe ist
- Hat blockierte Abhängigkeit — nur ausführen, wenn ein unvollständiger Blocker vorhanden ist
- Hat keine blockierte Abhängigkeit — nur ausführen, wenn keine aktiven Blocker vorhanden sind
Alle Bedingungen müssen erfüllt sein. Ohne Bedingungen läuft die Regel bei jedem Auslösen.
Aktionen konfigurieren
Füge über Aktion hinzufügen eine oder mehrere Aktionen hinzu. Jede Regel braucht mindestens eine.
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Feld auf Wert setzen | Setzt ein beliebiges Feld auf einen bestimmten Wert |
| Aufgabe archivieren | Verschiebt den Eintrag ins Archiv |
| In Gruppe verschieben | Verschiebt den Eintrag in eine gewählte Gruppe |
| Person zuweisen | Setzt ein Personenfeld auf den Aufgaben-Ersteller, den auslösenden Benutzer, einen Aufgaben-Beobachter oder eine bestimmte Person |
| Fälligkeitsdatum setzen | Setzt ein Datumsfeld auf eine Anzahl Tage ab Auslöser |
| Kommentar hinzufügen | Postet einen Kommentar mit deinem Kommentartext am Eintrag |
| Aufgabe erstellen | Erstellt einen neuen Eintrag mit festem Titel in einer gewählten Gruppe |
| E-Mail senden | Sendet eine E-Mail mit deinem Betreff und Text an den E-Mail-Empfänger |
| Webhook aufrufen | Sendet einen JSON-POST mit Board- und Eintrags-ID an eine URL deiner Wahl |
| Benachrichtigung senden | Sendet eine In-App-Benachrichtigung an die Aufgaben-Zugewiesenen oder an alle Workspace-Mitglieder, optional mit eigener Nachricht |
Aktionen werden der Reihe nach ausgeführt. Klicke auf Speichern, um die Regel zu aktivieren.
Beispiel: Übergabe zur Prüfung
Ziel: Wenn eine Aufgabe auf „In Review” wechselt, die QA-Leitung zuweisen und eine Notiz hinterlassen.
- Auslöser: Wenn Feld geändert wird → Statusfeld → „In Review”
- Aktion: Person zuweisen → Feld „Prüfer” → bestimmte Person → QA-Leitung
- Aktion: Kommentar hinzufügen → „Bereit zur Prüfung”
- Aktion: Benachrichtigung senden → Aufgaben-Zugewiesene
Beispiel: Fälligkeitsbenachrichtigung
Ziel: Zugewiesene am Fälligkeitstag benachrichtigen.
- Auslöser: Wenn Fälligkeitsdatum eintrifft → Fälligkeitsfeld (oder Beliebiges Datumsfeld)
- Aktion: Benachrichtigung senden → Aufgaben-Zugewiesene → „Deine Aufgabe ist heute fällig”
Die Regel feuert einmal täglich für jeden Eintrag mit passendem Fälligkeitsdatum.
Beispiel: Tägliche Standup-Aufgabe
Ziel: Jeden Morgen wartet eine frische Standup-Aufgabe.
- Auslöser: Nach Zeitplan → Ausführungszeit 09:00
- Aktion: Aufgabe erstellen → Gruppe „Heute” → „Daily Standup”
Geplante Regeln laufen einmal täglich zu ihrer Ausführungszeit.
Eine Regel manuell ausführen
Regeln mit dem Auslöser Manuelle Ausführung zeigen in der Regelliste einen Button Jetzt ausführen (Blitz-Symbol). Nutze sie für Abläufe, die du bei Bedarf starten willst — einen Webhook aufrufen, eine Status-E-Mail senden oder eine Reihe von Folgeaufgaben anlegen. Weil eine manuelle Ausführung aus den Einstellungen und eine geplante Ausführung nicht von einem bestimmten Eintrag ausgehen, haben eintragsbezogene Aktionen wie Feld auf Wert setzen oder Kommentar hinzufügen dort nichts, worauf sie wirken können; nutze stattdessen Aufgabe erstellen, E-Mail senden und Webhook aufrufen.
Wenn sich eine Regel nicht speichern lässt
TskVlo prüft jede Regel auf dem Server, bevor sie gespeichert wird. Eine Regel ohne Namen, ohne mindestens eine Aktion oder mit unbekanntem Auslöser, unbekannter Bedingung oder Aktion wird abgelehnt, statt halb funktionsfähig gespeichert zu werden. Im Editor erscheint dann eine Fehlermeldung — prüfe, ob die Regel einen Namen und mindestens eine vollständig konfigurierte Aktion hat, und speichere erneut. Werden Regeln über die API oder von einem KI-Assistenten über MCP angelegt, benennt die Fehlermeldung genau, was nicht stimmt.
Regeln aktivieren und deaktivieren
Schalte Regeln auf der Automatisierungsseite ein und aus, ohne sie zu löschen.
Ausführungsverlauf prüfen
Klicke auf das Verlaufssymbol neben einer Regel, um ihren Ausführungsverlauf zu öffnen. Er listet jede Ausführung mit Zeitpunkt, betroffener Aufgabe und den ausgeführten Aktionen. Jede Änderung durch eine Automatisierung erscheint außerdem im Aktivitätsverlauf des betroffenen Eintrags.
Regeln mit einem KI-Assistenten verwalten
Hast du einen KI-Assistenten über den TskVlo MCP-Server verbunden, kann er Automatisierungsregeln für dich auflisten, erstellen, bearbeiten, löschen und ausführen — beschreibe einfach die gewünschte Regel. So erstellte Regeln durchlaufen dieselben Prüfungen wie im Editor, dürfen nur Felder und Gruppen ihres eigenen Boards verwenden und erscheinen sofort auf der Automatisierungsseite. Mehr dazu unter KI-Integration.
Tipps
- Gib Regeln beschreibende Namen wie „Bei Fälligkeit benachrichtigen” — nicht „Regel 3”.
- Teste an einem einzelnen Eintrag, indem du die Regel auslöst und ihren Ausführungsverlauf prüfst.
- Mehrere Aktionen werden sequenziell ausgeführt — die Reihenfolge zählt.
- Um einen Satz Regeln auf einem anderen Board wiederzuverwenden, speichere das Board als Vorlage.