Das Workspace Wiki ist eine gemeinsame Wissensdatenbank für den gesamten Workspace — losgelöst von einem einzelnen Board — für Dokumentation, Playbooks und alles, was dein Team einmal aufschreiben und später wiederfinden muss.
Das Wiki öffnen
- Öffne ein beliebiges Board oder eine Seite im Workspace.
- Klicke in der Workspace-Seitenleiste auf Wiki.
Das Wiki öffnet sich mit der Seitenstruktur links und dem Inhalt der aktuell ausgewählten Seite rechts.
Seiten erstellen und organisieren
- Klicke in der Seitenstruktur auf Neue Seite.
- Gib der Seite einen Titel — du kannst ihn später noch ändern.
- Beginne im Editor rechts mit dem Schreiben.
Um eine Hierarchie aufzubauen, erstellst du eine Seite unter einer bestehenden:
- Bewege den Mauszeiger über die übergeordnete Seite in der Struktur und klicke auf Unterseite hinzufügen (oder ziehe eine bestehende Seite darauf).
- Die neue Seite wird eingerückt unter ihrer übergeordneten Seite eingeordnet.
Ziehe eine beliebige Seite in der Struktur, um sie neu zu ordnen oder einer anderen übergeordneten Seite zuzuweisen. Für die Tiefe der Struktur gibt es kein Limit.
Mit dem Markdown-Editor schreiben
Jede Seite verwendet denselben Rich-Markdown-Editor:
- Nutze die Werkzeugleiste oder Markdown-Kürzel für Überschriften, Fett- und Kursivschrift.
- Füge geordnete oder ungeordnete Listen für Schritt-für-Schritt-Inhalte oder Referenzlisten ein.
- Füge eine Tabelle für strukturierte Daten ein (Spezifikationen, Vergleiche, Zeitpläne).
- Ziehe Bilder direkt hinein — sie werden hochgeladen und inline eingebettet.
- Nutze Code-Blöcke für Befehle, Konfigurationsausschnitte oder Codebeispiele.
Seiten werden während des Schreibens automatisch gespeichert — es gibt keinen separaten Speichern-Button.
Eine Seite über Kommentare diskutieren
Öffne eine Seite und scrolle zum Kommentarbereich unter dem Inhalt. Kommentare sind vom Seiteninhalt getrennt — so kannst du Feedback geben, Fragen stellen oder auf etwas hinweisen, das aktualisiert werden muss, ohne das Dokument selbst zu bearbeiten.
Dateien an eine Seite anhängen
- Öffne die Seite.
- Nutze die Anhang-Funktion, um eine Datei hochzuladen.
Angehängte Dateien werden auf der Seite aufgelistet und können von jedem mit Zugriff heruntergeladen werden — nützlich für Quelldokumente, exportierte Berichte oder Diagramme, die den geschriebenen Inhalt ergänzen.
Eine frühere Version wiederherstellen
- Öffne die Seite und gehe zu ihrem Verlauf.
- Durchsuche die Liste der Revisionen — jede zeigt, wer sie wann gespeichert hat.
- Wähle eine frühere Revision aus und klicke auf Wiederherstellen.
Beim Wiederherstellen geht dein aktueller Inhalt nicht dauerhaft verloren — er wird zuerst als eigene Revision gesichert, sodass du jederzeit wieder zurück kannst.
Eine Seite wiederherstellen oder endgültig löschen
- Lösche eine Seite aus der Struktur — sie wandert ins Panel Gelöschte Seiten, statt sofort zu verschwinden.
- Öffne Gelöschte Seiten, um zu sehen, was dort liegt.
- Klicke auf Wiederherstellen, um eine Seite zurück in die Struktur zu holen, oder auf Endgültig löschen, um sie dauerhaft zu entfernen.
Das endgültige Löschen ist der einzige Schritt in diesem Ablauf, der sich nicht rückgängig machen lässt — nutze ihn also bewusst.
Wiki-Inhalte in der Suche finden
Nutze die Workspace-Suche wie gewohnt. Passende Wiki-Seiten erscheinen in den Ergebnissen neben passenden Einträgen — du musst also nicht vorher wissen, ob das Gesuchte eine Aufgabe oder eine Doku-Seite ist.
Wiki-Zugriff vergeben oder entziehen
Der Wiki-Zugriff wird pro Mitglied gesteuert, getrennt vom Board-Zugriff.
- Gehe zu Workspace-Einstellungen → Mitglieder.
- Suche das Mitglied und öffne seine Zugriffsoptionen.
- Vergib oder entziehe den Wiki-Zugriff.
Mitglieder ohne Wiki-Zugriff sehen den Wiki-Eintrag in der Seitenleiste nicht, und Wiki-Seiten werden aus ihren Suchergebnissen ausgeschlossen. Mitglieder mit Zugriff lesen und bearbeiten Seiten entsprechend ihrer bestehenden Workspace-Rolle — dieselbe Member/Viewer-Unterscheidung, die bereits für Boards gilt.
Best Practices
- Starte mit wenigen übergeordneten Seiten (z. B. “Onboarding”, “Prozesse”, “Meeting-Notizen”) und verschachtele Details darunter, während das Wiki wächst.
- Nutze Kommentare für Feedback und offene Fragen, statt den Entwurf einer anderen Person direkt zu bearbeiten.
- Prüfe vor dem Löschen einer Seite, ob sie nicht einfach verschoben oder umbenannt werden sollte — Umorganisieren in der Struktur ist meist schneller als eine Seite neu anzulegen.
- Vergib Wiki-Zugriff an alle, die das Wissen brauchen, nicht nur an Bearbeitende — Betrachter erhalten nützlichen Nur-Lese-Zugriff, ohne ein Risiko für den Inhalt darzustellen.